Zgodnie z opublikowanym harmonogramem, od dnia 2025-04-01 podmioty niepubliczne zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców w KRS przed dniem 2025-01-01 będą zobowiązane do stosowania e-Doręczeń. Firmy korzystające z usługi cybo.pl mogą użyć narzędzi oferowanych przez serwis cybo.pl w celu usprawnienia obsługi tego nowego kanału komunikacji. Oto kilka pomysłów na optymalizację obsługi e-Doręczeń w firmie za pomocą serwisu cybo.pl.
W e-Doręczeniach stosowana jest fikcja doręczeń co oznacza, że korespondencja od podmiotu publicznego, nawet jeśli nie zostanie odebrana ze skrzynki e-Doręczeń, zostanie po 14 dniach od wpłynięcia uznana za doręczoną.
W konfiguracji skrzynki e-Doręczeń podawany jest adres e-mail do powiadomień, na który system e-Doręczeń wysyła e-maile z informacjami dot. tej skrzynki, np. powiadomienia o otrzymanych przesyłkach. Podawanie adresu osobistej skrzynki e-mail jako adresu do powiadomień może nie być dobrym pomysłem gdyż właściciel tego adresu może nie obsłużyć powiadomienia na czas np. z powodu dłuższej nieobecności w pracy. Podawanie adresu zwykłej skrzynki e-mail obsługiwanej przez wiele osób również może nie być dobrym pomysłem jeśli powiadomienie z takiej skrzynki może być usunięte np. wskutek omyłkowego działania jednego z jej użytkowników. Warto również zabezpieczyć się na wypadek nieprzewidzianych problemów z działaniem powiadomień e-mail (np. jeśli powiadomienie nie dotrze na adres e-mail do powiadomień z jakiegokolwiek powodu).
W celu zminimalizowania ryzyka przykrych konsekwencji braku terminowej reakcji na przesyłkę otrzymaną do skrzynki e-Doręczeń, można rozważyć:
Zgodnie z pouczeniem skrzynka e-Doręczeń służy do czasowego przechowywania korespondencji a podmiot korzystający ze niej jest zobowiązany do archiwizowania na bieżąco (poza skrzynką) zgromadzonej korespondencji. W regulaminie publicznej usługi e-Doręczeń możemy przeczytać, że pojemność skrzynki e-Doręczeń w przypadku firm to 3GB.
Serwisy cybo.pl pozwalają gromadzić znacznie większe ilości danych. W celu archiwizacji danej przesyłki odebranej lub wysłanej za pomocą skrzynki e-Doręczeń można rozważyć ręczne umieszczanie plików tej przesyłki (np. załączników ZIP z jej plikami i dowodami technicznymi) w zgłoszeniu w aplikacji ITS serwisu cybo.pl. W jednym zgłoszeniu można rejestrować wiele przesyłek, np. ciąg korespondencji wychodzącej i przychodzącej dotyczącej jednej sprawy (w tym korespondencji pochodzącej z e-Doręczeń ale także ze "zwykłej" korespondencji e-mail) a także dodawać wewnętrzne notatki, przekazywać zgłoszenie między różnymi działami w firmie czy sprawdzać historię obsługi zgłoszenia co może znacznie ułatwiać pracę.
Sposób wykonywania zadań związanych z obsługą e-Doręczeń przez pracowników firmy, podobnie jak wszystkie inne istotne dla działania firmy procedury wykonywane przez personel warto dokumentować w wygodnym narzędziu w celu poprawnego ich wykonywania, aktualizowania/optymalizowania oraz uproszczenia wdrożeń nowych pracowników. Bardzo pomocna przy zarządzaniu dokumentacją tego typu może być aplikacja KB serwisu cybo.pl.
Powyższe pomysły wskazują jedynie wycinek możliwości, które oferuje serwis cybo.pl. Firmy zainteresowane korzystaniem z serwisu cybo.pl zapraszamy do zapoznania się z możliwościami w serwisie demo oraz zamówienia usługi cybo.pl.